Zusammenfassung: Das USPTO sollte seine Reexamination-Regeln ändern und nach dem bereits für Inter Partes Review bestehenden Modell die elektronische Zustellung aufgrund einer Vereinbarung ausdrücklich zulassen. Obwohl Reexamination-Unterlagen elektronisch eingereicht werden können, enthält 37 C.F.R. § 1.248 keine ausdrückliche Möglichkeit elektronischer Zustellung. Die Central Reexamination Unit hat öffentlich erläutert, dass die Übermittlungsbestimmung First-Class Mail erlaubt, E-Mail und Fax jedoch ausschließt. Dieser Rahmen verursacht doppelte Bearbeitungskosten und kann die tatsächlich nutzbare Erwiderungszeit verkürzen, weil postalische Zustellung wirksam wird, bevor der Empfänger die Unterlagen erhält. Die neuen, nicht verlängerbaren Fristen für Stellungnahmen vor Anordnung der Reexamination machen einen schnellen Zugang besonders wichtig. Eine sorgfältig ausgestaltete Änderung sollte sowohl Erstanträge als auch spätere Eingaben erfassen, schriftliche Zustimmung und benannte Zustelladressen verlangen, Zugang zum vollständigen Zustellungssatz sichern und klare Regeln zu Abschluss, fehlgeschlagener Übermittlung und Ersatzübermittlung vorsehen. Ohne Zustimmung sollten die bestehenden Zustellmethoden verfügbar bleiben. Abgestimmte Regeländerungen und entsprechende Aktualisierungen der USPTO-Leitlinien würden Effizienz und Verfahrenssicherheit verbessern und zugleich die bestehenden Beteiligungsgrenzen und Benachrichtigungsschutzvorkehrungen der Reexamination wahren.
Einleitung
Ein Anwalt kann einen Antrag auf Ex-parte-Reexamination elektronisch beim United States Patent and Trademark Office einreichen und dennoch einer Zustellregel unterliegen, die auf körperlicher Übergabe beruht. Das Amt erlaubt die elektronische Einreichung von Reexamination-Anträgen und geeigneten späteren Eingaben. Die Regel für Zustellungen zwischen Patentinhaber und Drittantragsteller nennt jedoch persönliche Übergabe, Übergabe am Geschäftssitz oder Wohnort, First-Class Mail und ausnahmsweise Veröffentlichung. Eine ausdrückliche Ermächtigung zur vereinbarten elektronischen Zustellung fehlt. U.S. Pat. & Trademark Off., Manual of Patent Examining Procedure § 2224 (9. Aufl., rev. 01.2024, November 2024) [im Folgenden MPEP]; 37 C.F.R. § 1.248(a)(1)–(5) (2026).
Das USPTO sollte diese Lücke schließen. Seine IPR-Regeln liefern bereits das wesentliche Modell: Parteien können elektronische Zustellung vereinbaren; ohne Vereinbarung gilt eine vorgeschriebene alternative Zustellmethode. 37 C.F.R. §§ 42.6(e)(1), 42.105(b) (2026). Eine entsprechende ausdrückliche Erlaubnis für Reexamination würde unnötige Bearbeitung verringern, den Zugang zu zugestellten Unterlagen verbessern und Patentpraktikern eine klare Grundlage geben, elektronische Übermittlung als rechtswirksame Zustellung zu behandeln. Eine zustimmungsbasierte Änderung würde zugleich bestehende Zustellmethoden für Patentinhaber und Antragsteller erhalten, die diese benötigen.
Der bestehende Zustellrahmen
Die Zustellpflicht beginnt mit dem Antrag. Ein Drittantragsteller muss dem Patentinhaber den vollständigen Antrag an der nach § 1.33(c) angegebenen Korrespondenzadresse zustellen; der Antrag muss den erforderlichen Zustellnachweis enthalten. 37 C.F.R. § 1.510(b)(5) (2026). Die elektronische Einreichung beim Amt erfüllt diese eigenständige Pflicht nicht von selbst. Die Unterscheidung ist wichtig, weil das Hochladen in ein Behördensystem und die rechtswirksame Benachrichtigung des Patentinhabers unterschiedlichen Zwecken dienen. Eine moderne Regel sollte beide Funktionen ausdrücklich behandeln, ohne anzunehmen, dass eine durchsuchbare öffentliche Akte die Zustellung ersetzt.
Die Pflicht besteht nach dem Antrag fort. In einem auf Drittantrag beruhenden Verfahren müssen vom Patentinhaber oder Antragsteller eingereichte Unterlagen der jeweils anderen Partei nach § 1.248 zugestellt werden und diese Zustellung erkennen lassen; andernfalls kann das Amt ihre Berücksichtigung verweigern. 37 C.F.R. § 1.550(f) (2026). Die begrenzte Beteiligungsmöglichkeit des Antragstellers beseitigt die fortbestehende Zustellpflicht des Patentinhabers nicht. Vorbehaltlich der ausdrücklich geregelten Ausnahmen endet die aktive Beteiligung des Antragstellers gewöhnlich mit seiner Erwiderung auf die Erklärung des Patentinhabers. Id. § 1.550(g). Die Prüfungsphase einer Reexamination kann somit ex parte bleiben und dennoch die fortlaufende Übermittlung von Eingaben an den Antragsteller erfordern.
Section 1.248 regelt die Einzelheiten. Ist eine Partei vertreten, muss ihrem Anwalt oder Patent Agent zugestellt werden. Die Regel erlaubt persönliche Übergabe, unter bestimmten Voraussetzungen Übergabe am Geschäftssitz oder Wohnort und First-Class Mail; für die Veröffentlichung muss gegenüber dem Director hinreichend dargelegt werden, dass andere Methoden nicht praktikabel sind. Der Postversand bestimmt das Zustelldatum. Id. § 1.248(a)(1)–(5). Die Übermittlungsbestimmung nennt ausdrücklich First-Class Mail, nicht aber E-Mail oder Fax. Diese Übermittlungsbeschränkungen bestehen neben den gesonderten Möglichkeiten körperlicher Übergabe.
In der Fragerunde des USPTO-Webinars vom 18. Februar 2026 behandelte die CRU unmittelbar die Frage, ob E-Mail als Zustellung gilt. Stephen J. Stein, Management Quality Assurance Specialist der CRU, erklärte, dass § 1.248 Übermittlung per U.S. First-Class Mail zulässt und gesondert persönliche Zustellung anerkennt. Anschließend erklärte er: „However, for service by transmission, it is limited to 1st class mail.“ Stein erläuterte weiter, dass E-Mail, Fax und andere Übermittlungsarten nach § 1.248 nicht zulässig sind. U.S. Pat. & Trademark Off., USPTO Hour: Central Reexamination Unit, bei 1:01:43–1:02:46 (18. Februar 2026) (Ausführungen von Stephen J. Stein; zitierte Aussage bei 1:02:28), https://www.youtube.com/watch?v=A5jQaiZJpA8&t=3728.
Der Austausch konkretisiert die von der CRU erklärte Praxis. Stein benannte in dieser Antwort keine Ausnahme für vereinbarte elektronische Zustellung. Seine Erklärung spricht zusätzlich dafür, eine elektronische Zustellmöglichkeit unmittelbar in die Verordnung aufzunehmen, damit Patentpraktiker zulässige Methoden und die Wirkung einer Zustimmung erkennen können. Eine Webinarerklärung ändert zwar nicht selbst die Regeln, gibt den Parteien aber einen praktischen Grund, eine ausdrückliche rechtliche Ermächtigung abzuwarten, bevor sie einen E-Mail-Austausch als ausreichende Zustellung behandeln. Eine Änderung nach IPR-Vorbild würde diese Grundlage schaffen und die Notwendigkeit verringern, allein zur Vermeidung eines Regelkonformitätsstreits einen zusätzlichen körperlichen Zustellungssatz zu versenden. Vgl. 37 C.F.R. § 1.248(a) (2026), mit Id. §§ 42.6(e)(1), 42.105(b).
Die Folgen fehlerhafter Zustellung machen Rechtssicherheit wertvoll. Beim Erstantrag wirkt sich die Erfüllung der Zustellpflicht auf den Einreichungstag aus: Der Antrag erhält einen Einreichungstag, sobald er die Anforderungen von § 1.510 einschließlich des Zustellnachweises erfüllt. 37 C.F.R. § 1.510(b)(5), (d) (2026). Stein betonte diese Folge bereits früher im Webinar. USPTO Hour: Central Reexamination Unit, bei 27:58–29:11. Bei späteren Eingaben unterscheidet das MPEP zwischen einem fehlenden Nachweis trotz tatsächlich erfolgter Zustellung und einer unterbliebenen Zustellung der Eingabe. Letzteres führt gewöhnlich zur Nichtaufnahme und einer Gelegenheit zur Behebung; nach abschließender Zurückweisung ist die Praxis restriktiver. Ein nicht behobener Mangel kann die Berücksichtigung der Eingabe verhindern und bei ansonsten unzureichender Erwiderung des Patentinhabers zur Beendigung des Erteilungsverfahrens führen. MPEP §§ 2266.02–2266.03; siehe auch 37 C.F.R. § 1.550(d), (f) (2026). Eine Zustellregeländerung würde den Parteien eine weitere verlässliche Möglichkeit geben, ihre Pflicht zu erfüllen, bevor diese Probleme entstehen.
Warum der Zustellzeitpunkt wichtig ist
Das neue Verfahren vor Anordnung der Reexamination macht die Frage dringlicher. Für ab dem 5. April 2026 eingereichte Anträge erlaubt es eine qualifizierende Eingabe des Patentinhabers vor der Entscheidung über eine wesentliche neue Frage der Patentierbarkeit. Diese Eingabe muss spätestens dreißig Tage nach Zustellung des Antrags erfolgen. Ein Antragsteller darf nur nach dem in der Mitteilung vorgesehenen Ausnahmeverfahren erwidern, begleitet von einer bewilligungsfähigen Petition nach § 1.182 und der erforderlichen Gebühr; hierfür gelten fünfzehn Kalendertage nach Zustellung der Eingabe des Patentinhabers. Beide Fristen sind nicht verlängerbar; für die Eingaben gelten weiterhin die Zustellanforderungen von § 1.248. Pre-Order Procedure Regarding Substantial New Question Determination in Ex Parte Reexamination Proceedings, 1545 Off. Gaz. Pat. Office 217, 218 (28. April 2026) [im Folgenden Pre-Order Procedure].
Bei First-Class Mail ist der Versandtag das Zustelldatum, nicht der Tag, an dem der Empfänger die Unterlagen erhält. 37 C.F.R. § 1.248(a)(4) (2026). Erreicht ein Antrag die Korrespondenzadresse des Patentinhabers beispielsweise fünf Tage nach dem Versand, sind diese fünf Tage bereits Teil der dreißigtägigen Frist für die Stellungnahme vor Anordnung der Reexamination. Eine vereinbarte und erfolgreich abgeschlossene elektronische Zustellung könnte den Beratern die gleichen Unterlagen deutlich näher am Fristbeginn zugänglich machen. Nutzbaren Zugang und Beginn dieser kurzen, festen Frist anzugleichen, würde eine wirksame Nutzung der Gelegenheit erleichtern.
Was Reexamination aus der IPR-Praxis übernehmen sollte
Die IPR-Praxis bietet gerade wegen ihrer zurückhaltenden Regelung einen hilfreichen Vergleich. Section 42.6(e)(1) lautet: „Service may be made electronically upon agreement of the parties.“ 37 C.F.R. § 42.6(e)(1) (2026). Ohne Vereinbarung verlangt die Regel Priority Mail Express oder eine mindestens ebenso schnelle und verlässliche Methode. Id. Die begleitenden Bestimmungen regeln gleichzeitige Zustellung und Einreichung, Zustellung an Vertreter sowie Nachweise mit Datum, Art und Empfängern der Zustellung. Id. § 42.6(e)(2)–(4). Elektronische Zustellung erfolgt somit innerhalb eines etablierten Rahmens, der erkennen lässt, was wann und wem übermittelt wurde.
Die IPR-Regeln behandeln zudem den verfahrenseinleitenden Antrag gesondert. Section 42.105 bestimmt, wo Antrag und unterstützende Beweismittel zuzustellen sind, und erlaubt vereinbarte elektronische Zustellung ausdrücklich. Id. § 42.105(a)–(b). Diese Unterscheidung sollte für Reexamination übernommen werden. Die Erlaubnis, spätere Eingaben per E-Mail zuzustellen, klärt für sich genommen nicht, wie ein Antragsteller das Dokument zustellen darf, das den Patentinhaber erstmals über das Verfahren informiert. Jede Änderung sollte Erstantrag und spätere Eingaben erfassen und tatsächliche Zustimmung verlangen, bevor elektronische Zustellung die sonst geltende Methode ersetzt.
Die übergeordneten Vorteile liegen auf der Hand. Arbeiten beide Seiten mit elektronischen Akten, verursachen Druck, Zusammenstellung, Verpackung und Versand eines zusätzlichen Zustellungssatzes Kosten, ohne zwangsläufig die Prüfung der Eingabe zu verbessern. Elektronische Übermittlung kann durchsuchbaren Text erhalten und allen, die ihn analysieren müssen, denselben vollständigen Satz bereitstellen. Die Einsparungen hängen von Aktenumfang und Arbeitsweise der Parteien ab. Selbst bei geringen unmittelbaren Einsparungen sollten zustimmende Empfänger eine verlässliche, zu ihren Unterlagen passende Methode wählen können.
Klare Regeln würden auch die Verwaltung verbessern. Eine definierte elektronische Zustellmethode würde ermöglichen, im Nachweis benannte Adressen, übermittelte Dateien und Übermittlungsdatum aufzuführen, und dem Amt damit eine konkretere Grundlage für Zustellstreitigkeiten geben. Es könnte sich darauf konzentrieren, ob die Parteien zugestimmt und die festgelegten Zustellanforderungen erfüllt haben. Dieses Ziel entspricht der gesetzlichen Vorgabe, Reexamination-Verfahren mit „special dispatch“ zu bearbeiten. 35 U.S.C. § 305. Schneller Zugang zu zugestellten Unterlagen ist ein praktischer Schritt in diese Richtung.
Eine verlässliche Regel für elektronische Zustellung ausgestalten
Die Änderung sollte bei schriftlicher Zustimmung ansetzen. Jeder Empfänger sollte die für Zustellungen zugelassenen E-Mail-Adressen benennen; bei vertretenen Parteien handelt der jeweilige Vertreter. Die Vereinbarung sollte das Verfahren nennen und festlegen, ob sie den Erstantrag, spätere Eingaben oder beides erfasst. Zustimmung und spätere Änderungen sollten aktenkundig sein. Eine berufliche E-Mail-Adresse auf einer Website oder in einer anderen Angelegenheit sollte nicht als Zustimmung zur Zustellung in einer neu eingeleiteten Reexamination gelten. Ohne Zustimmung sollten die bestehenden Zustellanforderungen gelten.
Als Ausgangspunkt für die Regelsetzung könnte die maßgebliche Bestimmung lauten:
Elektronische Zustellung ist aufgrund einer schriftlichen Vereinbarung zwischen zustellender und empfangender Partei zulässig. Die Vereinbarung muss die für Zustellungen benannten elektronischen Adressen sowie die erfassten Dokumente oder das erfasste Verfahren nennen. Ohne eine solche Vereinbarung hat die Zustellung nach den übrigen Vorschriften dieses Kapitels zu erfolgen.
Dieser vorgeschlagene Wortlaut müsste durch abgestimmte Bestimmungen zu Erstantrag, Zustellnachweisen, Abschluss der Zustellung und fehlgeschlagenen Übermittlungen ergänzt werden. Die zentrale Entscheidung ist eng begrenzt: Elektronische Zustellung wird ausdrücklich zulässig, wenn die betroffenen Parteien ihre Nutzung vereinbart haben.
Die Regel sollte die Übermittlung des vollständigen Zustellungssatzes verlangen. Eine E-Mail, die lediglich eine Einreichung bezeichnet, ohne Zugang zu ihrem Inhalt zu geben, sollte nicht genügen. Bei Anhängen sollte die zustellende Partei die Dateien benennen und bestätigen, dass sie den zuzustellenden Unterlagen entsprechen. Für Akten, die für gewöhnliche Anhänge zu groß sind, sollte die Regel einen vereinbarten sicheren Download mit Verzeichnis, funktionierenden Zugangshinweisen und einer festgelegten, zum Speichern ausreichenden Verfügbarkeitsdauer erlauben. Der Empfänger sollte eine stabile Kopie herunterladen können, ohne ein Konto kaufen zu müssen oder von einem Link abhängig zu sein, der vor einem vernünftigerweise möglichen Abruf verschwinden kann.
Regeln zu Abschluss und Fehlschlag verdienen dieselbe Aufmerksamkeit. Das Amt sollte festlegen, wann elektronische Zustellung abgeschlossen ist, welche Zeitzone gilt und wie das Zustelldatum angegeben wird. Erfolgreiche Übermittlung an die benannten Adressen könnte die gewöhnliche Abschlussregel bilden, vorbehaltlich einer Korrektur, wenn der Absender von einer fehlgeschlagenen Zustellung oder unzugänglichen Dateien erfährt. Ein bekannter Fehlschlag sollte unverzügliche erneute Übermittlung oder eine zugelassene Alternative auslösen; die maßgebliche Erwiderungsfrist sollte ab wirksamer Zustellung laufen. Die Regel sollte auch erläutern, wie Empfänger einen glaubhaften Übermittlungsfehler geltend machen und welche Nachweise das Amt berücksichtigt.
Diese Schutzvorkehrungen sollten eine Empfangsbestätigung nicht zur Zustellvoraussetzung machen. Sonst könnte ein Empfänger den Fristbeginn allein durch Nichtantworten steuern. Übermittlungsprotokolle, aufbewahrte Zustellungskopien und ein Nachweis sollten die relevanten Tatsachen gewöhnlich belegen; konkrete Fehlschläge lassen sich anhand ihrer Beweise behandeln. Ein Widerruf der Zustimmung sollte nach festgelegter Ankündigung nur für die Zukunft wirken, damit eine Partei eine frühere Übermittlung nicht durch nachträgliche Änderung ihrer Anweisungen unwirksam machen kann. Diese Einzelheiten sind vorgeschlagene Schutzvorkehrungen für Reexamination, keine Beschreibung bereits nach den IPR-Regeln bestehender Anforderungen.
Der stärkste Einwand betrifft den Patentinhaber, der nichts von einem bevorstehenden Antrag weiß. Diese Sorge spricht dafür, ohne Zustimmung bestehende Zustellmethoden und die Schutzvorgaben zur Korrespondenzadresse beim Erstantrag zu erhalten. Sie rechtfertigt nicht, einem Patentinhaber die elektronische Option vorzuenthalten, der ausdrücklich einen Vertreter benannt und dem elektronischen Empfang des Antrags zugestimmt hat. Eine allgemeine Pflicht zur Überwachung der elektronischen Amtsakte wäre eine andere Frage. Die hier vorgeschlagene Reform setzt einen vereinbarten Zustellkanal und die tatsächliche Übermittlung des Zustellungssatzes voraus.
Auch E-Mail-Fehler und Cybersicherheitsrisiken erfordern Schutzvorkehrungen statt eines kategorischen Ausschlusses. Vor der Wahl elektronischer Zustellung sollten Parteien Grenzen für Anhänge, genehmigte sichere Übertragungssysteme und Ersatzkontakte festlegen können. Sie sollten ausreichende Aufzeichnungen über das Versendete aufbewahren und bekannte Zustellfehler zügig beheben. Das Zustimmungserfordernis gibt einem Empfänger, der die vorgeschlagene Methode nicht verlässlich nutzen kann, einen sachlichen Grund zur Ablehnung. Es vermeidet auch, dass das Amt vor einer nützlichen Verfahrensverbesserung erst eine universelle elektronische Zustellplattform schaffen muss.
Die Änderung würde auch die begrenzte Rolle eines Drittantragstellers nicht verändern. Die Zustellung einer Eingabe und die Befugnis, darauf zu erwidern, sind unterschiedliche Verfahrensfragen. Die ausdrückliche Zulassung elektronischer Zustellung ließe die Beschränkungen von § 1.550(g) und den Ausnahmecharakter einer Antragstellererwiderung vor Anordnung der Reexamination unberührt. 37 C.F.R. § 1.550(g) (2026); Pre-Order Procedure, 1545 Off. Gaz. Pat. Office bei 218. Das Amt kann modernisieren, wie zulässige Eingaben ihre Empfänger erreichen, und zugleich die Struktur der Ex-parte-Prüfung wahren.
Die Reform umsetzen
Dem USPTO steht ein Weg zur Regelsetzung offen. Der Kongress hat es ermächtigt, im Einklang mit dem Gesetz und dem Administrative Procedure Act Vorschriften für Amtsverfahren zu erlassen. 35 U.S.C. § 2(b)(2)(A)–(B). Die Reexamination-Gesetze verpflichten den Director, einen Drittantrag an den Patentinhaber zu senden, und verlangen die Zustellung der Erklärung des Patentinhabers sowie der Erwiderung des Antragstellers. Sie schreiben hierfür jedoch keine Papierzustellung vor. Id. §§ 302, 304. Eine sorgfältige Änderung zur Zulassung vereinbarter elektronischer Zustellung würde innerhalb dieses Rahmens eine Verfahrensmethode regeln.
Das Amt sollte ein öffentliches Konsultationsverfahren durchführen, um praktische Hinweise zu Zustimmung, großen Akten und Übermittlungsfehlern einzuholen. Siehe 5 U.S.C. § 553. Gezielte Änderungen von §§ 1.510(b)(5) und 1.550(f) mit entsprechender Behandlung von Eingaben vor Anordnung der Reexamination könnten die Reform speziell für Reexamination umsetzen. Alternativ könnte eine Änderung von § 1.248 eine allgemeinere Regel für elektronische Zustellung schaffen; dieser Ansatz müsste jedoch andere von der Vorschrift erfasste Verfahren berücksichtigen. In beiden Fällen sollten MPEP, Hinweise zu Zustellnachweisen und einschlägige Formulare gemeinsam aktualisiert werden, damit Patentpraktiker eine einheitliche Anleitung erhalten.
Vereinbarte elektronische Zustellung ist eine praktische Reform mit einem bereits in den USPTO-Regeln vorhandenen, funktionsfähigen Vorbild. Die öffentliche Erläuterung der bestehenden Übermittlungsanforderung durch die CRU gibt dem Amt einen konkreten Anlass, die Frage im Regeltext zu behandeln. Ihr Wert zeigt sich besonders, wenn eine vollständige elektronische Akte die Berater so schnell erreichen muss, dass eine wirksame Erwiderung möglich ist. Das Amt sollte die Option ausdrücklich zulassen, ohne Zustimmung bestehende Methoden erhalten und Schutzvorkehrungen für eine verlässliche elektronische Übermittlung festlegen. Patentinhaber und Antragsteller sollten ihre Zeit den Sachfragen der Reexamination widmen können und darauf vertrauen dürfen, dass eine vereinbarte elektronische Übermittlung die Zustellpflicht erfüllt.
